easy archive
easy archive ist eine fokussierte deutsche Archivierungs- und ECM-Komponente mit Schwerpunkt auf revisionssicherer, GoBD- und DSGVO-konformer Langzeitablage. Die Plattform bietet flexible Betriebsmodelle, Standardschnittstellen sowie SAP-/Microsoft-Anbindungen und KI-basierte Metadaten-Extraktion. Im Vergleich zu breiteren Enterprise-Dokumentenplattformen wird der Funktionsumfang im Portal bewusst konservativer eingeordnet.
Einordnung nach neun Kriterien
Die Werte sind redaktionelle Heuristiken auf einer einheitlichen 1–5-Skala. Bei EASY stammen viele Leistungsangaben vom Hersteller; deshalb werden nicht unabhängig belegte Stärken konservativer bewertet.
Was Sie über easy archive wissen sollten
Technologie & Funktionsschwerpunkte
Archivierung
Revisionssichere Langzeitablage mit Versionierung, Rollen und Rechten sowie nachvollziehbaren Aufbewahrungsprozessen.
KI-Metadaten
KI-basierte Extraktion und nachträgliche Anreicherung von Metadaten für neue und bestehende Archivdokumente.
Integration
Standard-Konnektoren plus offene APIs über OData/REST und CMIS; SSO über OpenID Connect.
SAP & Microsoft
Archivierung direkt aus SAP, Unterstützung von SAP ILM, Microsoft Dynamics 365 und Exchange Online Archive.
Deployment
Cloud-native, On-Premises und hybride Szenarien; Hybrid Connector verbindet lokale Installationen mit Cloud-KI.
Skalierung & Mandanten
Adaptive Schemata, Mehrmandantenfähigkeit und Unterstützung von mehr als 500 Dateiformaten.
Ein Blick in EASY Archive
Neu gefundener Screenshot der Cloud-Native-Version von easy archive.
Cloud-native Archivierung & KI
- Cloud-native easy archive mit Hybrid Connector als zentrale Produktentwicklung
- KI-basierte Metadaten-Extraktion und Anreicherung bestehender Dokumente
- easy cloud archive 2026 nach IDW PS 880 auditiert
- Webbasierte, browserfähige Nutzung und flexible SSO-Anbindung
- Fortlaufender Ausbau der SAP-, Microsoft- und API-Konnektivität
Worauf Käufer achten sollten
Vor der Auswahl sollten die Abgrenzung zwischen Archiv- und DMS-Anforderungen, gewünschte Begleitmodule, SAP-/Microsoft-Versionen, Cloud-Region, Lösch- und Retention-Regeln sowie Migrationspfade für Bestandsarchive konkret geprüft werden.
Stärken und Grenzen
Stärken
- Sehr klarer Fokus auf revisionssichere Archivierung und regulatorische Anforderungen
- Starke DACH-/Deutschland-Ausrichtung und hohe Souveränitätsnähe
- Flexible Betriebsmodelle inklusive cloud-native und Hybrid Connector
- SAP-/Microsoft-Anbindung plus offene Standardschnittstellen
- KI-gestützte Metadatenpflege für neue und bestehende Archive
Grenzen / Prüfpunkte
- Als fokussierte Archivlösung deutlich weniger breit als umfassende Document-Management-/ECM-Plattformen bei Collaboration, Case Management, Prozessautomation und generativer Assistenz
- Für Rechnungs-, Vertrags- und HR-Prozesse sind ergänzende easy-Produkte vorgesehen
- Keine Position im Gartner Magic Quadrant for Document Management 2026; dadurch geringere unabhängige Analysten-Evidenz als bei den dort bewerteten Anbietern
- Bei sehr globalen Enterprise-Rollouts sollten internationale Delivery-, Support- und Partneranforderungen separat validiert werden
Wann die Lösung besonders interessant ist
Guter Fit, wenn …
- Revisionssichere Langzeitarchivierung die Kernanforderung ist
- GoBD, DSGVO, Retention und auditierbare Ablage hohe Priorität haben
- SAP-, Dynamics- oder E-Mail-Archivierung integriert werden soll
- Ein stufenweiser Weg von On-Premises über Hybrid bis Cloud benötigt wird
Genauer prüfen, wenn …
- Eine breite Enterprise-Collaboration- oder Case-Management-Suite im Vordergrund steht
- Generative KI-Assistenten die primäre Differenzierungsanforderung sind
- Viele fachliche End-to-End-Prozesse ohne ergänzende Module in einem Produkt abgebildet werden sollen
easy archive in der engeren Auswahl?
Wir ordnen easy archive unabhängig gegen passende Alternativen ein – mit Blick auf Ihre Anforderungen, Ihr Betriebsmodell und die nächsten Auswahlschritte.